INFORMAČNÍ MEMORANDUM
O APLIKACI GDPR V RÁMCI ČINNOSTÍ NIPOS

I. Úvod

V souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 o ochraně osobních údajů (General Data Protection Regulation neboli GDPR) vydává NIPOS následující memorandum za účelem informování veřejnosti, jak NIPOS nakládá osobními údaji, které zpracovává.

Osobní údaje zpracováváme vždy za jednoznačně vymezeným účelem. Účely vyplývají ze Zřizovací listiny NIPOS (viz základní dokumenty http://www.nipos-mk.cz/?page_id=1921).

V některých situacích potřebujeme ke zpracování Vašich osobních údajů váš souhlas. Souhlas naopak nepotřebujeme, je-li právním základem zpracování vašich osobních údajů náš oprávněný zájem, nebo potřebujeme-li Vaše osobní údaje z důvodu plnění smlouvy nebo kvůli plnění povinností uložených zákonem nebo jiným právním předpisem. Vždy však máte právo na informace o zpracování osobních údajů a jeho účelu.

Jaká zpracování můžeme provádět a zda k tomu potřebujeme váš souhlas či nikoli, závisí na tom, k jakému účelu příslušné zpracování směřuje a v jaké pozici vůči nám vystupujete – zda jste jen návštěvníkem našeho webu, nebo se u nás zaregistrujete k odběru newsletteru nebo časopisu Místní kultura, či zda se zúčastníte některé z akcí NIPOS (konference, workshopy, semináře, přehlídky, soutěže apod.). Vaše údaje můžeme také zpracovávat, pokud jste požádali o metodickou podporu, poradenství nebo jiné konzultační služby, nebo jste spolupracovníkem NIPOS v rámci akcí NIPOS, např. jako dobrovolník, sbormistr, porotce apod.

II. Zásady zpracování osobních údajů

Zákonnost

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s platnými právními předpisy České republiky i EU a zejména v souladu s GDPR.

Souhlas osob, ke kterým se osobní údaje vztahují

Osobní údaje zpracováváme pouze způsobem a v rozsahu, ke kterému jste nám udělili souhlas, je-li souhlas titulem zpracování, tedy je-li souhlas v daném případě ke zpracování nezbytný.

Minimalizace a omezení zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, ve kterém je to nezbytné pro dosažení účelu jejich zpracování, a po dobu ne delší než je nezbytné pro dosažení účelu jejich zpracování.

Přesnost zpracovávaných osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme s důrazem na jejich přesnost za použití dostupných opatření, zpracováváme osobní údaje aktualizované.

Účelové omezení

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu a v souladu s tímto účelem.

Bezpečnost

Osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje jejich náležité zabezpečení, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zneužitím či poškozením.

III. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme následující osobní údaje:

identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno a příjmení
kontaktní údaje, jimiž se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s vámi, zejména emailová adresa, telefonní číslo, adresa bydliště
Platební údaje, kterými se rozumí obvykle číslo účtu, tento údaj zpracováváme pouze v odůvodněných případech například z důvodu zasílání mzdy, honoráře či jiných obdobných plnění, k nimž nás zavazuje např. smluvní vztah.
IV. Právní základ a zpracovávané osobní údaje:

a) Právním základem je plnění smlouvy

Jedná se zejména o tyto situace:

Přihlásíte se na našich webových stránkách k odběru našeho newsletteru nebo jiného elektronicky zasílaného periodika.
Pokud se přihlásíte k odběru našeho newsletteru nebo jiného elektronicky zasílaného periodika, budeme zpracovávat vaše kontaktní údaje, případně vaše nastavení na základě vašeho přihlášení se k odběru periodika. Přihlášením se k odběru vyjadřujete souhlas se zpracováním osobních údajů za účelem zasílání newsletteru nebo jiného elektronicky zasílaného periodika. Bez zpracování osobních údajů nemůže být z objektivních důvodů elektronicky distribuované periodikum zasíláno.

Pro tento účel osobní údaje tedy používáme, dokud neodvoláte váš souhlas se zpracováním, tedy dokud se z odběru newsletteru nebo jiného elektronicky zasílaného periodika neodhlásíte.

Přihlásíte se k odběru nebo předplatnému našeho periodika, nebo si od nás objednáte některou z našich publikací.
Pokud se přihlásíte k odběru časopisu, publikace, budeme zpracovávat vaše kontaktní údaje na základě objednávky. Vaše osobní údaje uvedené v objednávce použijeme, abychom mohli splnit objednávku a publikace vám zaslat. Potřebné kontaktní údaje předáváme též přepravní společnosti – Česká pošta, distribučním společnostem atp.

Pro tento účel osobní údaje používáme, dokud nedojde k naplnění účelu zpracování, ke splnění objednávky, dokud Vám předplatné neskončí nebo dokud předplatné neodhlásíte.

Veškerá publikační a ediční činnost NIPOS je veřejnou kulturní službou, NIPOS je tedy oprávněn shromažďovat a zpracovávat osobní údaje v souvislosti s touto činností i na základě oprávněného zájmu.

Zaregistrujete se na některou z akcí NIPOS – konference, semináře, workshopy atp.
Pokud se přihlásíte na akci, zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, případně platební údaje, na základě plnění smlouvy s vámi (bez vašeho souhlasu), abychom Vás mohli na akci zařadit a případně mohli vést váš uživatelský účet. Smluvní vztah, o který se zpracování opírá, vzniká přihlášením se na akci. Průkazy totožnosti nejsou kopírovány, ani nejsou zapisovány údaje z těchto průkazů.

U lektorů a spolupracovníků NIPOS zpracováváme i fakturační údaje a údaje potřebné k vyplacení mzdy nebo odměny a ke splnění souvisících povinností vyplývajících nám z relevantních právních předpisů.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu zpracování.

b) Právním základem je oprávněný zájem

Jedná se zejména o tyto situace:

Využijete-li našich konzultačních a poradenských služeb.
Pokud kontaktujete NIPOS s žádostí o poskytnutí konzultace a poradenství, pokud zadáte dotaz do webové poradny NIPOS, zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, také na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu), a to za účelem:

Poskytnutí poradenství a konzultace dle vašich požadavků.
Nabídky dalších služeb veřejnosti, a to na základě vyhodnocení výstupů poradenství. To znamená, že pokud odborný pracovník při konzultaci či zpracovávání dotazu zjistí, že by klientovi mohly pomoci další služby NIPOS, tyto služby mu nabídne.
Pro statistické a výzkumné účely a pro interní potřeby NIPOS může být vedena databáze klientů poradenství NIPOS.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu zpracování.

Zasílání informací o akcích NIPOS
Účastníkům seminářů workshopů a dalších akcí NIPOS a spolupracovníkům NIPOS zasíláme informace o aktivitách NIPOS. Právním základem je náš oprávněný zájem poskytovat a nabízet kulturní služby a aktivity, které odpovídají vašim potřebám, informovat vás o naší činnosti.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu zpracování.

Můžete si však vyžádat, aby vám informace zasílány nebyly.

Databáze
Vedeme interní databázi externích spolupracovníků NIPOS ze seminářů a workshopů. Právním základem je náš oprávněný zájem prohloubit tak spolupráci mezi NIPOS a širokou odbornou veřejností.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu zpracování.

Můžete si však vyžádat své vyřazení z této databáze.

Databáze českého amatérského divadla
(viz https://www.amaterskedivadlo.cz)
Tato dálkovým způsobem veřejně přístupná databáze je vedena pro statistické a výzkumné účely a pro interní potřeby NIPOS (včetně konzultačních služeb a poradenství NIPOS, jež jsou veřejnou kulturní službou). NIPOS je veřejnou výzkumnou institucí a je tedy oprávněn shromažďovat a zpracovávat osobní údaje na základě oprávněného zájmu.

Pro všechny výše uvedené účely osobní údaje používáme po dobu nezbytně nutnou pro naplnění daného účelu.

Proti zpracováním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

Akce NIPOS jsou veřejnou kulturní službou, NIPOS je tedy oprávněn shromažďovat a zpracovávat osobní údaje v souvislosti s touto činností také na základě oprávněného zájmu.

NIPOS je veřejnou výzkumnou institucí k vědeckým a výzkumným účelům je tedy oprávněn shromažďovat a zpracovávat osobní údaje z akcí NIPOS na základě oprávněného zájmu.

V těchto případech máte právo na informace o zpracování osobních údajů a jeho účelu. Není třeba váš výslovný souhlas.

Konzultační služby a poradenství NIPOS jsou veřejnou kulturní službou, NIPOS je tedy oprávněn shromažďovat a zpracovávat osobní údaje v souvislosti s touto činností i na základě oprávněného zájmu.

NIPOS je veřejnou výzkumnou institucí, k vědeckým a výzkumným účelům je tedy oprávněn shromažďovat a zpracovávat osobní údaje v souvislosti s poradenskou a konzultační činností na základě oprávněného zájmu.

Pro všechny výše uvedené účely osobní údaje používáme po dobu nezbytně nutnou pro naplnění daného účelu.

Proti zpracováním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku. V některých případech se může prolínat oprávněný zájem a plnění povinností plynoucích ze smluvního vztahu.

c) Právním základem je souhlas subjektu údajů

Jedná se zejména o tyto situace:

Pokud v rámci své účasti na našich akcích budete fotografováni, natáčeni a na fotografii nebo videozáznamu budete identifikovatelní pak zpracováváme vaše osobní údaje. Pokud jste na těchto audio a videozáznamech a fotografiích identifikovatelní a např. označeni jménem a příjmením, potřebujeme ke zveřejnění těchto fotografií a záznamů váš souhlas se zpracováním, a to za účelem propagace akcí NIPOS a šíření informací o aktivitách NIPOS.

Souhlas můžete kdykoli odvolat, dokud souhlas neodvoláte můžeme vaše osobní údaje užívat způsobem,ke kterému jste dali souhlas.

d) Právním základem je plnění právních povinností

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě plnění právních povinností, nemusíme získat pro takové zpracování váš souhlas. Přehled zákonů, jimiž se NIPOS při své činnosti řídí:

Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník
Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
Zákona č. 203/2006 Sb., o některých druzích podpory kultury
Zákon č. 89/1995 Sb., o státní statistické službě
Zákon č. 257/2001 Sb., (knihovnický zákon)
Zákon č. 262/2006 Sb., Zákoník práce
Zákon č. 586/1992 Sb., Zákon o daních z příjmu
Zákon č. 48/1997 Sb., Zákon o veřejném, zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů
Zákon č. 187/2006 Sb., Zákon o nemocenském pojištění
Zákon č. 589/1992 Sb., Zákon o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti
Zákon č. 155/1995 Sb., Zákon o důchodovém pojištění
Zákon č. 373/2011 Sb., Zákon o specifických zdravotních službách
Zákon č. 499/2004 Sb., Zákon o archivnictví a spisové službě
Zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti
Zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách

Pro tyto účely osobní údaje zpracováváme a používáme po dobu, kterou nám ukládá příslušný zákon.

V. Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a kdo k nim má přístup

NIPOS zpracovává Vaše osobní údaje jako správce. To znamená, že zaměstnanci NIPOS, odborní pracovníci jednotlivých útvarů NIPOS stanovují shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďují, určují prostředky zpracování a odpovídají za jejich řádné provedení a za ochranu Vašich osobních údajů.

Zaměstnanci NIPOS byli řádně proškoleni a vaše osobní údaje zpracovávají pouze za stanoveným účelem, o kterém jste byli poučeni anebo na základě vašeho souhlasu.

K vašim osobním údajům přistupují všichni zaměstnanci NIPOS eticky a zachovávají o nich mlčenlivost a chrání vaše osobní údaje před zneužitím.

Vaše osobní údaje můžeme předávat také dalším subjektům, které se nacházejí v roli správce, nebo zpracovatele, pokud je toto nutné pro splnění účelu zpracování anebo pokud nám to ukládá právní předpis. Jedná se např. o spolupořadatele celostátních přehlídek, kteří zabezpečují např. ubytování v místě konání nebo distribuční firmy realizující rozesílání časopisů apod.

Osobní údaje můžeme také sdílet, v nezbytném rozsahu a po dobu nezbytně nutnou, s pečlivě vybranými právnickými nebo fyzickými osobami, které nám nebo naším jménem poskytují služby nebo s námi úzce spolupracují- např. servisní společnosti provádějící v NIPOS pravidelnou údržbu IT systému. Tyto subjekty jsou smluvními ustanoveními omezeny tak, aby nevyužívaly osobní údaje k jinému účelu než k poskytování služeb pro NIPOS.

V případě nejasností, dotazů nebo za účelem vznesení námitky v souvislosti se zpracováním osobních údajů kontaktujte:

Příslušný útvar NIPOS. Kontakty naleznete na webu NIPOS. Pro neprofesionální umění je věcně příslušný útvar ARTAMA, pro statistiku útvar CIK, pro poradenství a semináře pro profesionální pracovníky Útvar koncepcí a metodiky.

VI. Vaše práva jako subjektu údajů

a) Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo požadovat od nás přístup k osobním údajům týkajícím se vaší osoby. Zejména máte právo získat od nás potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, námi jsou či nejsou zpracovávány, a dále na poskytnutí dalších informací o zpracovávaných údajích a způsobu zpracování ve smyslu příslušných ustanovení GDPR (účel zpracování, kategorie osobních údajů, příjemci, plánovaná doba uložení, existence vašeho práva požadovat opravu, výmaz, omezení zpracování nebo práva vznést námitku, zdroj osobních údajů a právo podat stížnost). V případě, že o to požádáte, poskytneme vám kopii osobních údajů, které o vás zpracováváme, a to bezplatně.

b) Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

Pokud ke zpracování dochází na základě souhlasu, máte právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, které jsou námi na základě tohoto souhlasu zpracovávány.

Odvolat souhlas můžete prostřednictvím e-mailu, nebo písemně (prostřednictvím běžného dopisu atp.), zaslaného na adresu NIPOS, nebo jiným vhodným způsobem. V případě potřeby vám s odvoláním souhlasu rádi pomohou zaměstnanci NIPOS.

c) Právo na opravu, omezení nebo výmaz

Zjistíte-li, že námi o vás vedené osobní údaje jsou nepřesné, můžete požadovat, abychom tyto údaje bez zbytečného odkladu opravili. Je-li to s ohledem na konkrétní okolnosti případu přiměřené, můžete rovněž žádat i doplnění údajů, které o vás vedeme.

Opravu, omezení zpracování nebo výmaz údajů můžete požadovat prostřednictvím e-mailu, nebo písemně (prostřednictvím běžného dopisu atp.), zaslaného na adresu NIPOS, nebo jiným vhodným způsobem. V případě potřeby vám rádi pomohou zaměstnanci NIPOS.

d) Právo vznést námitku proti zpracování

Pokud vznesete proti zpracování námitku, nemůžeme osobní údaje dále zpracovávat, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

Námitku můžete vznést prostřednictvím e-mailu, nebo písemně (prostřednictvím běžného dopisu atp.), zaslaného na adresu NIPOS, nebo jiným vhodným způsobem. V případě potřeby vám s odvoláním souhlasu rádi pomohou zaměstnanci NIPOS.

e) Právo na přenositelnost údajů

V případě, že vaše osobní údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu či z důvodu, že je to nezbytné k splnění smlouvy uzavřené mezi námi, máte právo od nás získat osobní údaje, které se vás týkají, a které jste nám poskytli, a to v běžně používaném a čitelném formátu, jsou-li tak osobní údaje námi zpracovávány. Máte právo předat tyto údaje jinému správci údajů nebo požadovat, abychom tyto údaje poskytli přímo jinému správci údajů, je-li to technicky proveditelné. Vaše osobní údaje můžete získat prostřednictvím žádosti zaslané NIPOS. Kontakty naleznete na webu NIPOS.

f) Právo získat informace o porušení zabezpečení vašich osobních údajů

Je-li pravděpodobné, že následkem porušení našeho zabezpečení bude vysoké riziko pro vaše práva a svobody, oznámíme vám toto porušení bez zbytečného odkladu.

g) Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že zpracováním vašich osobních údajů dochází k porušení povinností stanovených v GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu. Dozorovým orgánem
v ČR je Úřad pro ochranu osobních údajů.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 25. 5. 2018.