Dobrý den.
Jako pořadatel shromažďujete a zpracováváte osobní údaje účinkujících případně i účastníků pořádaných akcí (e-mailové adresy, jména, příjmení, někdy též adresy nebo třeba věk atp.)
Z tohoto důvodu musíte dodržovat povinnosti správcům a zpracovatelům uložené.
Vždy je třeba si uvědomit co je osobní údaj, jaké osobní údaje je v konkrétním případě potřeba shromažďovat a proč- za jakým účelem.
Osobní údaj je jakýkoliv údaj vážící se ke konkrétní fyzické osobě, dle kterého je možné tuto osobu přímo či nepřímo identifikovat.
Osobní údaje je možné shromažďovat buď bez souhlasu fyzické osoby nebo s jejím souhlasem.
Osobní údaje zpracovávejte k jednoznačně vymezenému účelu, a to pouze takové, které ke své činnosti opravdu nutně potřebujete a po nezbytně dlouhou dobu. Neshromažďujte si osobní údaje bez důvodu. Pokud možno neshromažďujte osobní údaje, které spadají do zvláštní kategorie (např. rasový, etnický původ, zdravotní stav, náboženské vyznání, ale některé výklady řadí do této kategorie i třeba údaje o členství nejen v politické straně, ale třeba i ve spolku).
VŽDY informujte dotčené osoby o zpracování jejich osobních údajů a účelu zpracování.
Ideální je informovat o shromažďování a zpracovávání osobních údajů třeba na webu Vašeho souboru a u akcí ještě i v průběhu akce- třeba plakátek, který bude k dispozici k přečtení při vstupu na akci.
Dělejte si průběžnou aktualizaci údajů včetně vyřazování nepotřebných údajů. Mějte např. na webu jasně uvedeny kontaktní údaje, kam se mohou dotčené osoby obrátit s dotazy a požadavky ohledně svých osobních údajů a jejich zpracování.
Se subjekty údajů (osobami jejich údaje shromažďujete a zpracováváte) vždy komunikujte.
Jste povinni chránit osobní údaje osob před neoprávněným přístupem třetích osob, zneužitím nebo zničením. Takže třeba notýsek s osobními údaji mějte v zamčené zásuvce, chraňte počítače, tak aby do složek s údaji nemohl kdokoli, ale jen ten kdo je oprávněn s osobními údaji nakládat. Veďte si záznamy o činnostech- stačí tabulka a v ní bude-kdy a proč a jaké údaje shromažďujete a na jakou dobu a kdo k těmto osobním údajům má přístup.
Osobní údaje můžete shromažďovat a zpracovávat na základě souhlasu subjektu osobních údajů anebo bez tohoto souhlasu.
Bez souhlasu je možné osobní údaje shromažďovat na základě tří důvodů:
a/pokud jde o zákonnou povinnost (např. pracovně právní předpisy)
b/pokud jde o oprávněný zájem (činnosti, které vykonáváte, subjekty údajů jsou srozuměny, že tyto činnosti vykonáváte a obvykle se těchto činností samy účastní anebo hodlají účastnit, např. propagace koncertů, rozesílání informací o Vaší činnosti apod.)
c/pokud jde o plnění smlouvy ( sem patří ty dvě profesionální zpěvačky, které sjednal dirigent a předpokládám,že s nimi máte uzavřenu smlouvu např. o dílo anebo třeba smlouvu o uměleckém vystoupení uzavřenou dle § 1746 odst. 2 zák. 89/2012 sb., Občanského zákoníku)
Souhlas je třeba si předem vyžádat např. k těmto účelům – pořizování individuální fotodokumentace se jménem dotyčného (nejedná se o skupinové foto) nebo pokud chcete zveřejnit údaje o životních jubileích atp.

K situacím uvedeným ve Vašem dotazu :
a. propagace – plakáty, fotografie hromadné programová brožura s fotografiemi a profily spolků i sólistů, zveřejnění pozvánky v tiskovinách a internetových stránkách- tam je oprávněný zájem, osobní údaje musíte shromažďovat, abyste mohli akce vůbec pořádat a propagovat. Nepotřebujete výslovný souhlas, ale musíte subjekty údajů informovat o tom, že údaje zpracováváte. Stačí informace na webu spolu s kontakty, kam se lze s dotazy a podněty ohledně osobních údajů obracet.
b. fotografie z akce a jejich zveřejnění- opět oprávněný zájem. Musíte však účastníky akce informovat, že na akci se pořizují fotografie, budou zveřejněny tedy využity k propagaci akce atp. Informujte na Vašem webu + plakátek, letáček k přečtení při vstupu na akci
c. GDPR pro činné členy spolku- opět oprávněný zájem, kdybyste neměli osobní údaje, nemohli by se členové adekvátně účastnit činnosti spolku/souboru.
Nepotřebujete výslovný souhlas, ale musíte subjekty údajů informovat o tom, že údaje zpracováváte. Stačí informace na webu spolu s kontakty, kam se lze s dotazy a podněty ohledně osobních údajů obracet.

d. GDPR pro bývalé členy (jejich fotografie jsou zveřejněny např. v kronikách písemných i na webu, o bývalých významných členech, např. při životním výročí, se hodí připomenutí v novinách anebo na webu-Kroniky a informace spojené s historií včetně základních informací o významných bývalých členech, tam je oprávněný zájem. Nepotřebujete výslovný souhlas, ale musíte subjekty údajů informovat o tom, že údaje zpracováváte. Stačí informace na webu spolu s kontakty, kam se lze s dotazy a podněty ohledně osobních údajů obracet.
Pokud však jde o zveřejnění fotografií spolu s údaji o významných životních jubileích, tam se přikláním k tomu, že je třeba souhlas dotčeného bývalého člena. Teoreticky by bez souhlasu šlo uveřejnit leda toto: Pan František Novák, dožívá se v nadcházejících dnech významného životního jubilea. Gratulujeme a přejeme vše dobré. Bez fotografie.
Každopádně bývalé členy informujte, že máte jejich osobní údaje a sdělte jim, kam se mají obrátit, pokud si nepřejí, abyste jejich osobní údaje nadále shromažďovali a zpracovávali. Postačí informace na webu+ kontakty.
d. Profesionální zpěvačky nasmlouvané dirigentem- oprávněný zájem, plnění smluvního vztahu a plnění zákonné povinnosti. Stačí o zpracování informovat.
e. Individuální fotografie z akcí – se souhlasem dotčených subjektů a to zejména tehdy pokud se u fotografie objeví jméno a příjmení popř. údaj o členství ve spolku.
S pozdravem
Mgr. Kateřina Vítová